Im Veranstaltungsmanagement, insbesondere im Bereich MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions), werden verschiedene Kennzahlen verwendet, um den Erfolg und die Effektivität von Veranstaltungen zu messen.
Je mehr eine Veranstaltungsstätte messen kann, desto effektiver kann sie sich verbessern. Um die Performance im MICE zu messen, werden zuverlässige Kennzahlen benötigt, die über die traditionellen und belegungsbasierten Kennzahlen hinausgehen.
Auslastungsgrad (Space Utilization)
Space Utilization ermittelt, wie effektiv die Veranstaltungsflächen genutzt werden. Es gibt mehrere Ansätze die Space Utilization zu messen.
1. Die Belegung der Veranstaltungsstätte (Venue Occupany) bestimmt, wie hoch die prozentuale Auslastung für die bestimmte Zeitspanne (Tag, Monat, Jahr) ist.
- Wie oft wird ein Veranstaltungsraum als Organisationsbüro oder Gruppenraum bei größeren Veranstaltungen im Rahmen der gesamten Veranstaltung zu einem geringen Wert verkauft?
- Wie häufig sind die Räume mit einer geringen Teilnehmerzahl oder für den Auf-/Abbau einer Veranstaltung belegt?
2. Für ein Gesamtbild und zur Bewertung der effektiven Ausnutzung der Veranstaltungsstätte sind zusätzlich die Teilnehmerdichte (Attendee Density) sowie der Umsatz pro verfügbaren Quadratmeter (Revenue per Available Square Meter) heranzuziehen.
Grundlage der Teilnehmerdichte ist die Definition der optimalen Teilnehmerzahl. Die Attendee Density ist der Prozentsatz der verkauften Teilnehmerkapazität im Vergleich zur optimalen Gesamtkapazität für alle Veranstaltungsräume. Eine Gefahr bei dieser Kennzahl besteht in der mehrfachen Erfassung der tatsächlich verkauften Teilnehmer (ACTUAL) pro Zeitspanne. So ist die verkaufte Teilnehmerkapazität bei einer Veranstaltung von insgesamt 30 Teilnehmern mit 2 Gruppenräume à 15 Teilnehmern 30.
Unterschiedliche Umsatzzahlen (Raummiete, F&B, Technik usw.) liegen im Rahmen der finanzwirtschaftlichen Betrachtung im Unternehmen vor. Für den Kernprozess des Function Space Revenue Management ist allerdings eine detailliertere Betrachtung des Umsatzes erforderlich, um die Erkenntnisse bei der Prognose der Nachfrage und künftigen strategischen Entscheidungen zu nutzen.
