Fragen Sie heute einen Hotelmanager nach der Anzahl der Zimmer seines Hotels, so erhalten Sie umgehend die korrekte Antwort. Fragen Sie nun denselben Verantwortlichen nach der optimalen Teilnehmerkapazität, oder die verfügbare Kapazität der Tagungs- und Veranstaltungsräume in Quadratmeter, dann begegnet Ihnen Schweigen und Sie schauen in nachdenkliche Gesichter.
Wieso fällt es der Hotellerie so schwer die Kenntnisse und Prinzipien des Revenue Managements für die weiteren Umsatzströme in einem Hotel anzuwenden?
Begrenzte Daten und Information, ein zeitaufwendiges Reporting, eine fehlende Einbindung des Revenue Managements in die MICE Strategie sind nur einige Hindernisse denen Hotels gegenüberstehen.
Eingeschränkte Datenquellen
Die Sales & Catering-Systeme haben sich in den vergangenen Jahrzehnten kaum weiterentwickelt und sind lediglich auf die operativen MICE (Meeting, Incentives, Conferences & Exhibitions) Prozesse in einem Hotel ausgerichtet. Sie sind eingeschränkt in den Daten und Informationen, die sie den verschiedenen Teammitgliedern zur Verfügung stellen, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. General Manager, Sales, Veranstaltungsverkauf, Revenue Manager haben andere Anforderungen an den Output des Systems. Individuelle und dynamische Geschäftsansichten für die einzelnen Anspruchsgruppen existieren nicht.
Es erfordert ein zeitaufwendiges und oftmals zusammenhangloses manuelles Reporting. Die mühsame Erfassung der Daten in Werken von Exceltabellen bündelt die Ressourcen im Hotel und birgt ein hohes Fehlerpotenzial.
Hinzu kommt, dass die verwendete Terminologie in den Systemen der Datenquellen mehrdeutig ist und zu Missverständnissen in der Kommunikation führt. So beschreibt der Begriff „Forecast“im S&C-System das Business on the Books (OTB), also bereits getätigte Buchungen, anstatt der prognostizierten (erwarteten) Nachfrage für einen Zeitraum in der Zukunft.
Einseitige Kenntnisse und Fähigkeiten
Die Revenue Manager beherrschen im Allgemeinen die Prinzipien des Revenue Managements für ihre strategische Planung und alltäglichen Entscheidungen im Logisbereich. Wenn es jedoch um die Verwaltung von Meetings, Veranstaltungen und anderen Nebeneinnahmen geht, die für die meisten Hotels 40-60% ihres Umsatzes ausmachen, fehlen entsprechende Fähigkeiten und Kenntnisse.
Auf der anderen Seite stehen gestandene Manager im Veranstaltungsverkauf, die das MICE -Geschäft wie ihre Westentasche kennen, allerdings stark in die operativen Prozesse des Veranstaltungsverkaufs eingebunden sind. Sie treffen Entscheidungen über die Annahme und Ablehnung von Buchungen anhand bereits getätigter Buchungen und bisherigen Erfahrungen. Es fehlen die Erfahrungen im Revenue Management. Ziele werden oftmals durch die übliche Silomentalität isoliert verfolgt. Funktionsübergreifende Teams aus Vertrieb, Veranstaltungsverkauf und Revenue Management existieren nicht oder sind nicht aufeinander abgestimmt.
Die Wissenschaft des Revenue Managements für MICE steckt nach wie vor in den Kinderschuhen.
Prognose der Nachfrage
Um zusätzliche Umsatzmöglichkeiten zu finden, ist ein Einblick in die Gesamtheit der Meetings und Veranstaltungen erforderlich. So wird zur Quantifizierung der Nachfrage lediglich den angefragten und materialisierten Buchungen in den S&C-Systemen Aufmerksamkeit geschenkt, aber nicht der gesamten Nachfrage, also dem Total Demand pro Tag. Zur Bestimmung des Total Demands müssen daher auch die abgelehnten (Unable-to Confirm) und verlorenen Buchungen inklusive deren Umsatzwerte berücksichtigt werden. Allerdings werden Unable-to-Confirm-Anfragen (UNCs) seitens des Hotels selten erfasst und bleiben dadurch unberücksichtigt. Ebenso fehlen Informationen zur Nachfrage nach Raumgröße und Teilnehmerzahl.
Fehlende Kennzahlen
Eine weitere Herausforderung ist die Unfähigkeit der genauen Messung von Strategieffekten im Total Management Ansatz und der Performance im MICE Bereich. Schlüsselkennzahlen wie Space Utilization in % (prozentuale Raumnutzung), Revenue per Available Square Metre (RevPASM) oder Attendee Density (Teilnehmerdichte) sowie Anfragen- und Umsatz-Conversion in % sind als KPIs in den Hotels kaum etabliert. Nach wie vor messen Coverzahlen und Umsätze, unterteilt nach Food & Beverage, Raummiete und Technik, den Erfolg des Veranstaltungsverkaufs.
Welche Prozesse sowie Daten- und Organisationsstrukturen sind für ein Revenue Management im MICE-Bereich erforderlich? Welche Tools und Technologie werden benötigt, um die Teams im Hotel zu unterstützen? Welche Fähigkeiten und Kenntnisse benötigen die umsatzgenerierenden Verantwortlichen im Hotel?
Die Beantwortung dieser und weiterer Fragen durch den Hoteldirektor, Revenue Manager sowie den Sales & Marketing-Teams sind entscheidend, um die Grundsteine für ein erfolgreiches Revenue Management im MICE zu legen und die Steigerung der Ertragsleistung für das gesamte Unternehmen zu erreichen.
Steigern Sie Ihre MICE-Umsätze, in dem Sie die typischen Revenue Management-Taktiken gezielt für Meetings, Incentives, Conferences und Events anwenden und Ihren Tagungsraum zum richtigen Zeitpunkt, zum richtigen Preis verkaufen. Weitere Informationen zu einem 2-tägigen MICE-Revenue-Management-Training finden Sie hier.
